Jak usprawnić pracę i oszczędzić czas?

Jest kilka całkiem prostych i sprawdzonych  trików na poprawę efektywności podczas pracy:

1. Pracuj w blokach tematycznych

Grupowanie zadań  praca w blokach to dobry pomysł na oszczędzanie czasu pracu.  Przykładowymi grupami zadań mogą być np.: komunikacja (czytanie i pisanie maili, telefonowanie), tworzenie (zajmowanie się projektami, kreślenie strategii), nauka (oglądanie webinarów, czytanie artykułów branżowych). Dzięki takiemu rozdzieleniu zadań możemy skupić się na konkretnym obszarze, a nie przeskakiwać co chwilę z jednego rodzaju zadania na inny.

2. Znajdź swój rytm

Czy wiesz jaka pora dnia/tygodnia najbardziej sprzyja Twojej produktywności? Niektórzy z nas od rana zabierają się za najtrudniejsze, najbardziej wymagające zadania. W ciągu dnia tracą trochę energię, a wieczorem odzyskują ją na nowo. Podobnie jest z dniami tygodnia, zazwyczaj w poniedziałki wolniej się rozkręcamy, a w piątki trudniej u nas o skupienie.  Dlatego szukanie swojego rytmu pracy  to nie tylko wsłuchiwanie się w swój organizm, ale i branie pod uwagę możliwości oraz sytuacji życiowej.

3. Ustal priorytety

Nadmiar rzeczy do zrobienia czasami bardzo przytłacza. Czasami już nie wiemy, za co się zabrać lub robimy wszystko po trochu przeskakując z tematu na temat, bardzo przez to opóźniając realizację projektów. Powinniśmy wtedy zrobić STOP i określić to, co jest dla nas i naszych zamierzeń najważniejsze.

4. Przygotuj plan działania

 Plan działania -  nie jpowinien być po prostu zbiorem wszystkich rzeczy do zrobienia, tylko uwzględniać nasze większe cele i wspomniane wcześniej priorytety. Ważny jest  fakt spisania planu – gdy mamy go na kartce łatwiej nam się skupić i trzymać wyznaczonej ścieżki.

5. „Zjedz tę żabę”, czyli najważniejsze/najtrudniejsze zadania zrób najpierw

Jak już ustalimy priorytety, to ważne, żeby zająć się nimi najpierw. Taką żabą może też być jakieś  trudne zadanie, które wisi nad nami, musi być wykonane, a wydaje nam się, że jest trudne… Znasz to uczucie, kiedy w końcu zabierasz się za długo odwlekane zadanie i okazuje się, że jest całkiem przyjemne i wcale nie takie trudne jak się wydawało? Myślenie o nim zabiera nie tylko czas, ale i energię.

6. Stosuj zasadę 2 minut

„Jeśli czynność, jaką należy wykonać, nie zajmie Ci więcej niż 2 minuty, powinieneś to natychmiast wykonać” – przekonuje David Allen w książce „Getting Things Done”. Rzeczywiście, czasami zapisywanie jakiś zadań, wprowadzanie ich do systemu zajęłoby więcej uwagi i czasu niż natychmiastowe ich wykonanie. A tak, mamy już coś „z głowy”. Wykonywanie takich szybkich zadań ma  jeszcze jedną ważną zaletę: daje nam poczucie sprawczości i bojowo nastawia do dalszych działań.

7. Odetnij się od rozpraszaczy

Facebook, powiadomienia mailowe, telefon – rozpraszacze, zjadacze czasu, jakkolwiek je nazwiemy, mogą sprawiać, że czas będzie przeciekał nam przez palce.

8. Deleguj zadania

W tej kwestii doświadczenie mają osoby znajdujące się stanowiskach kierowniczych - delegują zadania tym osobom, które wg nich zrobią to nie tylko najszyciej, ale i najsolidniej.

9. Utrzymuj porządek

Co jest najbardziej bezsensownym traceniem czasu? Szukanie czegoś! Nie tylko zabiera czas, ale i psuje humor. Starajmy się odkładać wszystko na miejsce, segregować różne rzeczy i co jakiś czas robić czystki.

10. Odpoczywaj

Efektywna praca jest możliwa wtedy, gdy mamy energię i siłę do pracy. Dlatego tak ważna jest regeneracja: odpoczynek i dbanie o siebie. Może to być jakiś fajny sport, przyjemna lektura lub filmowy wieczór. Cokolwiek, co odciągnie nas od pracy.

Jak widzisz, nie są to jakieś skomplikowane sposoby. Nie chodzi też, żeby teraz wszystkie od razu wprowadzać w życie, tylko małymi krokami budować swoją efektywność. Pozostaje tylko "problem" co zrobić z zaoszczędzonym czasem :)

(źródło: http://gosiazimniak.pl/oszczedzanie-czasu-infografika/)